Réservation de ressources depuis iCal

Si vous n’avez jamais utilisé le calendrier de votre compte Exchange de l’EPFL, il est nécessaire de l’ajouter une fois pour toutes, voir Configuration de iCal

Pour une question de confort d’utilisation, nous vous recommandons aussi d’ajouter les salles que vous utilisez fréquemment. Vous aurez ainsi un accès direct à leur utilisation depuis iCal.

Ajout de toutes les salles de conférence pour afficher leur occupation

  • Dans l’onglet « Délégation » du compte Exchange, cliquez sur « + » et entrez le nom d’une salle. Une proposition sera faite selon le nom de la salle, par exemple INR113@intranet.epfl.ch
  • Ajoutez toutes les salles souhaitées. Une fois terminé, refermez la fenêtre des préférences. Les calendriers d’occupation de chaque salle sont maintenant accessibles dans le menu « Fenêtre ».
  • Une nouvelle fenêtre avec le calendrier de la salle va s’afficher. Notez que le calendrier d’une salle n’est accessible qu’en lecture. Ce qui est normal du moment que vous n’avez pas les droits d’administrateur pour cette salle. Vous devez faire une demande de réservation (voir ci-dessous).

Demander une réservation

Pour réserver une salle, vous devez en faire la demande. Si vous avez les droits nécessaires et qu’il n’y a pas de conflit d’horaire, la demande sera acceptée automatiquement. À ce moment-là, votre réservation apparaîtra sur le calendrier de la salle.

  • Dans la fenêtre de votre calendrier, double-cliquez sur le jour et la plage horaire désirés. Un nouvel événement sera créé.
  • Double-cliquez sur cet événement pour afficher les détails. Dans le champ « lieu », indiquez le nom de la salle à réserver. Après avoir entré les premiers caractères du nom, iCal va proposer la salle correspondante. À ce stade, notez le petit symbole « vu » grisé à gauche du nom de la salle. Il restera ainsi tant que la salle n’aura pas accepté cette réservation. Vérifiez que tous les paramètres sont corrects et cliquez sur « envoyer ».
  • Si vous avez les droits et qu’il n’y a pas de conflit d’horaire, un message de confirmation sera envoyé à votre adresse e-mail.
  • L’application iCal sera aussi notifiée et le symbole « vu » à gauche du nom de la salle passera en vert. Même si elle est la plupart du temps immédiate, cette confirmation peut prendre quelques minutes avant d’être visible dans iCal.

Modifier une réservation

Même si elle est simple, la modification d’une réservation passe aussi par l’envoi d’une nouvelle demande afin de déterminer s’il y a des conflits d’horaire. Une nouvelle confirmation sera alors envoyée à votre adresse e-mail. Le petit symbole « vu » passera à nouveau de gris à vert dès réception de la confirmation.

  • Double-cliquez sur la réservation dans votre calendrier. Modifiez les paramètres et cliquez sur « OK ». Une fenêtre va demander une confirmation de la modification de réservation. Cliquez sur « Envoyer ».
  • Contrôlez de bien avoir reçu la confirmation de réservation par e-mail ou d’avoir le symbole « vu » en vert à gauche du nom de la salle.

Annuler une réservation

Sans que ce soit visible, l’application iCal envoie un message à la salle pour l’informer de la suppression d’une réservation. Vous ne serez pas notifié par e-mail lors de cette annulation.
Pour supprimer une réservation, sélectionnez-la dans son calendrier et pressez simplement sur la touche d’effacement du clavier. L’événement doit avoir disparu de votre calendrier.