Liste de distribution

Par liste de distribution, on entend une adresse telle que, si on envoie un message à cette adresse, le message est transmis à tout un ensemble d’autres adresses (les membres de la liste). À l’EPFL on peut distinguer ces types de listes:

Listes de distribution automatiques ou organisationnelles

Les listes automatiques sont toutes générées à partir de données institutionnelles, essentiellement l’accréditation (pour le personnel) et les données du Service Académique (pour les étudiants).

La liste de ces listes, leur contenu (liste de leurs membres) ainsi que les listes auxquelles appartient chacun se trouve sous https://cadiwww.epfl.ch/listes.

L’envoi de messages à ces listes est libre (il suffit d’employer l’adresse indiquée sous https://cadiwww.epfl.ch/liste) à la condition d’être connecté au réseau de l’EPFL (si on est à l’extérieur de l’EPFL, on peut satisfaire à cette contrainte en passant soit par le Webmail, soit par une connexion VPN, soit par une connexion SMTP authentifiée).

Certaines de ces listes sont modérées: des modérateurs doivent donner leur accord avant que le message passe. Les modérateurs restent anonymes, on peut éventuellement les contacter à travers Postmaster@epfl.ch ou le 1234@epfl.ch qui fait l’intermédiaire. L’expéditeur est averti par mail que son message est modéré, il est aussi averti quand son message est libéré par les modérateurs.

Sont basées sur l’accréditation:

  • les listes par classes:
    • apprentis
    • assistants
    • personnel-scientifique
    • personnel-administratif-technique
    • secrétaires
    • stagiaires
    • enseignants
    • personnel (recouvre tous les cas ci-dessus)

Pour être inclus dans ces listes pour une unité donnée, il faut avoir une accréditation dans cette unité dans la classe correspondante (et non la fonction) et avec la propriété « présence dans les mailings listes d’unité » mise à « OUI ».

Une accréditation dans une unité entraine une inclusion automatique dans toutes les listes des unités  de niveau supérieur (exemple: avec une accréditation dans EPFL/STI/IMX/LMM on sera inclus dans les listes personnel.lmm@epfl.ch, personnel.imx@epfl.ch, personne.sti@epfl.ch et personnel.epfl@epfl.ch).

  • les listes par droit et rôle

Sont basées sur les corps

  • les listes de corps:
    • corps-administratif-technique
    • corps-enseignant
    • corps-étudiant
    • corps-intermédiaire

Ces listes existent pour toute l’EPFL (p.ex.corps-etudiant.epfl@epfl.ch) et pour chaque Faculté et Vice-présidence (p.ex. corps-enseignant.sti@epfl.ch et corps-administratif-technique.rho@epfl.ch). Leur existence découlent d’une ordonnance du CEPF concernant la consultation des membres de l’EPFL (cf. art. 17) et elles sont censées n’être utilisée que pour les élections de l’Assemblée d’École et des Conseils de Faculté.

Hors de cette utilisation, il vaut mieux utiliser à la place de ces listes, respectivement:

  • personnel-administratif-technique.xxx@epfl.ch
  • enseignants.xxx@epfl.ch
  • etudiants.xxx@epfl.ch (attention, les listes d’étudiants sont par section et non par faculté)
  • assistants.xxx@epfl.ch et personnel-scientifique.xxx@epfl.ch

Sont basées sur le bottin téléphonique:

  • les listes par bâtiment

Pour être inclus dans une liste de bâtiment, il faut avoir un bureau dans le bâtiment donné dans la base de données de la centrale téléphonique.

Sont basées sur l’adresse postale:

  • les listes par site géographique

Pour être inclus dans une liste de site, il faut avoir un adresse postale dans le site donné.

Sont basées sur les données du Service Académique (IS-Academia):

  • les listes d’étudiants
  • les listes de doctorants
  • les listes postdocs
  • les listes diplômés et « magistrales »

Listes de distribution thématiques

Il s’agit de listes d’adresses de personnes concernées par un projet, un congrès, un service, etc. Les adresses de ces listes sont au format xxx@epfl.ch.

La création et la modification de ces listes se fait par ticket Service Now  et elles ne se prêtent pas à des modifications trop fréquentes. Elles ne conviennent pas non plus aux personnes qui veulent contrôler directement et rapidement le contenu de la liste (dans ce cas, une solution est de faire créer par un respinfo un compte de service qui fera rediriger l’adresse xxx@epfl.ch du compte vers une adresse de groupe xxx@groupes.epfl.ch ou une liste xxx@listes.epfl.ch qu’il est alors aisé de gérer à travers leurs interfaces Web respectives).

C’est aussi le type de liste recommandé pour un très grand nombre de destinataires parce que les serveurs mail de l’EPFL peuvent répartir dans le temps la charge causée par des envois à ces listes.

Listes de distribution de groupes (adresses xxx@groupes.epfl.ch)

Il est possible de créer des groupes de personnes rattachées à l’EPFL (accréditées ou « guests » — cf. https://guests.epfl.ch) à travers l’interface Web https://groups.epfl.ch et cette interface permet aussi de créer une liste de distribution associée, qui inclura les membres du groupes. L’adresse de la liste sera nom_du_groupe@groupes.epfl.ch. La liste des membres se gère exclusivement à travers l’interface de gestion, par les créateurs ou les administrateurs du groupe.

Listes de distribution traditionnelles (adresses xxx@listes.epfl.ch)

Une « liste de distribution traditionnelle » est un mécanisme qui permet de s’abonner à la liste et pour résilier l’abonnement, tout ceci en envoyant des emails à des adresses spécifiques, et que l’élément qui est inscrit à la liste est simplement une adresse email (alors que dans les listes de groupes ci-dessus, il s’agit de personnes), et enfin ces listes sont utilisables aussi par des adresses externes à l’EPFL. Un exemple d’utilisation typique est un groupe de discussion autour d’un langage informatique, un projet technique, un domaine de recherche, etc.

L’interface Web https://listes.epfl.ch/listes.cgi permet de créer des listes de distribution traditionnelles telles que documenté sous http://listes.epfl.ch. L’interface Web permet aussi aux propriétaires de listes d’inscrire en un coup toute une listes d’adresses, de modifier les paramètres (modération, contrôle des inscriptions, etc.).

Le format des adresses de ces mailing-lists est xxx@listes.epfl.ch.